ই-মেইলে সম্বোধনে মাথায় রাখুন

পেশাদার কাজ বা ব্যক্তিগত, যোগাযোগের অন্যতম মাধ্যম ই-মেইল। কার কাছে কি বিষয়ে লিখছেন তার ওপর ভিত্তি করে ই-মেইলে ভাষার ব্যবহার বেশ গুরুত্বপূর্ণ। শুধুমাত্র ভাষার ভুল প্রয়োগে উদ্দেশ্য সাধন নাও হতে পারে। বিশেষ করে পেশাক্ষেত্রে ই-মেইলে কাউকে সম্বোধনের ক্ষেত্রে কিছু শিষ্টাচার রয়েছে। বিশেষজ্ঞ বারবারা প্যাচার এ বিষয়ে পরামর্শ তুলে ধরেছেন। তার মতে, ই-মেইলের শুরুটাতেই অনেক বিষয় জড়িত। এখানে বিস্তারিত বুঝে নিন।

১. 'Hi (তারপর নাম)...' : এর মাধ্যমে প্রথমেই প্রাপকের প্রতি বন্ধুত্বপূর্ণ উষ্ণতা প্রকাশ করা হয়। অনেকের কাছে এই সম্বোধন বেশ প্রিয়। যেকোনো বয়সের মানুষকে বন্ধুভাবাপন্ন মানসিকতা দিয়ে আন্তরিক করে তোলা যায়। শুরুতে মনের মতো কিছু খুঁজে না পেলে এটি অনায়াসে ব্যবহার করতে পারেন।

২. 'Greetings',... : যদি প্রাপকের নাম না জেনে থাকেন, তবে এ শব্দের প্রয়োগে বক্তব্য শুরু করতে পারেন।

৩. 'Hey!' : বন্ধুদের সঙ্গে এভাবে শুরু করতে পারেন। তবে পেশাক্ষেত্রে এর ব্যবহার বেমানান। অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ বা যোগাযোগে বেশ ভালো শুরু হতে পারে। তবে এ শব্দের পর যাকে লিখছেন তার নাম লিখতে ভুল করবেন না।

৪. 'Dear Mr./Mrs./Ms. (এরপর নামের শেষ অংশ)' : প্রিয় শব্দটি বেশ কৌশলী যার ব্যবহারে কেউ নাখোশ হবে না। ই-মেইল লেখার প্রারম্ভে এটা ভুল শব্দপ্রয়োগ নয়। তবে এটা অতিমাত্রায় প্রথাগত বলে বিবেচিত হয়।

৫. 'Dear (এরপর নামের প্রথম অংশ), ...' : আধুনিক যুগেও খুব বেশি খারাপ বলে বিবেচিত হবে না। তবে অনেকের চোখে পুরনো ধাঁচের প্রয়োগ।

৬. 'Dear friend, ...' : নাম না জানলে এবং বক্তব্য বন্ধুসুলভ হলেও শুরুটা ভিন্ন হওয়া উত্তম। কারণ প্রাপক এখন পর্যন্ত আপনার বন্ধু নন।

৭. 'Dear Sir or Madam, ...' : কেতাদুরস্ত ঢং। শুরুটা এমন হলে বোঝা যায়, যার কাছে লিখছেন তার সম্পর্কে আপনার কোনো ধারণা নেই। কাজেই আপনার ই-মেইল পড়ার প্রতি তার কি কোনো আগ্রহ থাকবে?

৮. 'To whom it may concern, ...' : ধরুন, পড়তে গিয়েই প্রাপক ভাবলেন, নাহ শুরুটা আমাকে আগ্রহী করেনি। কাজেই পরেরটুকু পড়ার কোনো প্রয়োজনই তার নেই।

৯. 'Hello, ...' : বিশেষজ্ঞের মতে, এই শুরুটা খারাপ নয়। তবে অনেকের কাছে বেশি ঘরোয়া সম্বোধন হয়ে গেছে।

১০. 'Good morning/afternoon/evening, ...' : দেশের বাইরের কারো কাছে পাঠালে বিষয়টি ঝুঁকিপূর্ণ। আপনি সকালে পাঠাচ্ছেন। হয়তো তার ওখানে বিকাল। তা ছাড়া সময় বুঝে শুভেচ্ছা পাঠানোর বিষয়টি এড়িয়ে যেতে পারেন।

১১. 'নামের প্রথম অংশ...' : এভাবে শুরু অনেকের কাছ অপ্রত্যাশিত হতে পারে। কাজেই বিরক্ত হওয়া বিচিত্র নয়। শুধুমাত্র নামের প্রথম অংশ দিয়ে সম্বোধন করা এড়িয়ে যান।

১২. 'Yo!' : এটা কোনোভাবেই ই-মেইলের প্রারম্ভ হতে পারে না।

১৩. ভুল বানানে নাম লেখা : এটা খুবই বিরক্তিকর। প্রাপক রীতিমতো ক্ষুব্ধ হয়ে উঠতে পারেন। তাই কারো নাম লেখার আগে অবশ্যই তার ব্যবহৃত বানান সম্পর্কে নিশ্চিত হতে হবে।

১৪. 'Gentlemen, ...' : এ সম্বোধনের লিঙ্গ বৈষম্যের ধারণা মাথাচাড়া দেয়। এক দল মানুষকে যদি সম্বোধন করতে হয়, তবে 'Hi, everyone' মন্দ নয়।

১৫. 'Hi (ডাক নাম), ...' : কারো নামকে নিজের মতো করে 'ডাকনাম' বানিয়ে নিতে পারেন না। অন্তত প্রাপক যদি সেই নামে আপনার সঙ্গে পরিচিত হয়ে থাকেন। অথবা তার পাঠানো ই-মেইলে যদি সেই নামের ব্যবহার করেন, তবে আপনিও তা নির্দ্বিধায় লিখতে পারেন।

১৬. 'Mr./Mrs./Ms. (এরপর নামের প্রথম অংশ), ...' : প্যাচার জানান, এভাবে স্কুলপড়ুয়া বাচ্চারা তাদের শিক্ষকদের সম্বোধন করতে পারেন। পেশাক্ষেত্রে এর ব্যবহার অনেকের কাছে হাস্যকর।
বিজনেস ইনসাইডার অবলম্বনে সাকিব সিকান্দার

 কালের কণ্ঠ অনলাইন   

৬ মে, ২০১৬ ১১:১৮